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Informativa sul trattamento dei dati personali ai sensi degli artt. 13 e 14 del GDPR UE 679/2016 (“GDPR”)

Il GDPR UE 679/2016 ha la finalità di garantire che il trattamento dei dati personali si svolga nel rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali, nonché della dignità dell'interessato con particolare riferimento alla riservatezza e alla identità personale e al diritto alla protezione dei dati.

Ai sensi degli artt. 13 e 14 del GDPR, poltronesofà S.p.A. ("Titolare" o "POLTRONESOFÀ") fornisce la presente informativa per descrivere il trattamento dei dati personali dell’utente raccolti tramite il sito attualmente reperibile alla URL http://www.poltronesofa.com (“Sito”), le finalità e le modalità di trattamento e le misure di sicurezza adottate per garantirne la riservatezza nel pieno rispetto della normativa applicabile.

In generale, POLTRONESOFÀ tratta dati personali a seguito della navigazione del Sito, dell’invio di richieste via email nonché a seguito della registrazione all’Area Riservata di un utente del Sito (“Utente”) o di un acquirente di un prodotto POLTRONESOFÀ (“Cliente”).

In alcune sezioni del Sito l’Utente potrà inserire i dati del Cliente intestatario dell’ordine, da questo incaricato di compilare in proprio nome e per proprio conto il modulo contenente i campi per il conferimento dei dati personali. I dati dell’Utente e del Cliente saranno utilizzati dal Titolare al solo ed esclusivo fine di adempiere alla richiesta inviata per conto del Cliente e/o dell’Utente.

1. Titolare del trattamento

POLTRONESOFÀ S.p.A., con sede legale in Via Lunga n.16, 40053, Valsamoggia, località Crespellano (BO), Italia e sede amministrativa sita in Via Raffaele Bendandi, 14 - 47122 Villanova di Forlì – FORLI’ (FC), è la titolare del trattamento.

Il Data Protection Officer è contattabile all’e-mail [email protected] per informazioni sul trattamento dei dati.

2. Tipologia di dati trattati

POLTRONESOFÀ può raccogliere le seguenti tipologie di dati:

2.1 Richieste relative ai servizi offerti nella sezione CONTATTI:

Al momento della compilazione dei moduli di contatto on line reperibili alla sezione del sito Contatti, verrà richiesto all’Utente e/o al Cliente di fornire alcuni dati personali, quali a titolo meramente esemplificativo nome, cognome, indirizzo email, eventuale negozio di riferimento, riferimenti dell’ordine di acquisto, eventuali fotografie di immobili da segnalare, l’oggetto della richiesta o del suggerimento. Tali dati sono necessari al fine di dare riscontro alla specifica richiesta dell’Utente e/o del Cliente, che, a seconda del modulo di contatto da questo prescelto, può avere ad oggetto:

-informazioni sulla consegna, sulla manutenzione e sulla cura dei prodotti acquistati e/o, in generale, informazioni sull’acquisto effettuato presso i punti vendita;

-informazioni sulle promozioni in atto presso i punti vendita;

-suggerimenti per migliorare il sito;

-segnalazione di immobili commerciali in affitto o vendita.

I dati contrassegnati con asterisco sul modulo di contatto sono obbligatori e il loro mancato o inesatto conferimento impedisce al Titolare di dare riscontro alla richiesta. Per contro, il conferimento dei dati presenti nei campi non contrassegnati da asterisco, pur potendo risultare utile per agevolare i rapporti con il Titolare, è facoltativo e la loro mancata indicazione non pregiudica il riscontro alla richiesta dell’Utente e/o del Cliente.

2.2 Candidatura

Al momento della compilazione del modulo on line reperibile alla sezione LAVORA CON NOI, verrà richiesto all’Utente di fornire alcuni dati personali quali a titolo meramente esemplificativo nome, cognome, indirizzo email e numero di telefono cellulare. Eventuali ulteriori dati personali saranno acquisiti successivamente dal Titolare per effettuare le valutazioni del profilo professionale del candidato. I dati contrassegnati con asterisco sul modulo di contatto sono obbligatori e il loro mancato o inesatto conferimento impedisce al Titolare di prendere in considerazione la candidatura dell’Utente.

2.3 Area Riservata

Al momento della registrazione e/o accesso all’Area Riservata, verrà richiesto all’Utente o al Cliente di fornire alcuni dati personali, quali a titolo meramente esemplificativo nome, cognome, indirizzo email e numero di telefono cellulare. L’Utente o il Cliente potrà inoltre generare le credenziali di accesso all’Area Riservata. I dati contrassegnati con asterisco sul modulo di contatto sono obbligatori e il loro mancato o inesatto conferimento impedisce al Titolare di dare seguito alla procedura di registrazione all’Area Riservata. Per contro il conferimento dei dati presenti nei campi non contrassegnati da asterisco, pur potendo risultare utile per agevolare i rapporti con il Titolare, è facoltativo e la loro mancata indicazione non pregiudica il completamento della procedura di registrazione all’Area Riservata.

2.4 Dati di acquisto

Qualora l’Utente e/o il Cliente, previa registrazione e/o accesso all’Area Riservata, effettui un acquisto sul Sito, il Titolare tratterà ulteriori informazioni relative all’Utente e/o al Cliente e all’acquisto effettuato, necessarie per elaborare ed evadere gli ordini di acquisto.

Queste informazioni comprendono ad esempio: i dati di pagamento e fatturazione (ad esempio, numero carta di credito, codice avviamento postale e indirizzo), dati di consegna, indirizzo di spedizione, numero d'ordine cliente, cronologia acquisti sul Sito, ecc.

2.5 Dati di navigazione

I sistemi informatici e le procedure software preposte al funzionamento del Sito acquisiscono, nel corso del loro normale esercizio, alcuni dati personali la cui trasmissione è implicita nell'uso di protocolli di comunicazione di internet.

Si tratta di informazioni che non sono raccolte per essere associate a soggetti identificati, ma che per la loro stessa natura potrebbero permettere di identificare gli utenti.

In questa categoria di dati rientrano gli indirizzi IP o i nomi di dominio dei computer utilizzati dagli utenti che si connettono al Sito, gli indirizzi di notazione URI (Uniform Resource Identifier) delle risorse richieste, l'orario della richiesta, il metodo utilizzato per sottoporre la richiesta al server, la dimensione del file ottenuto in risposta, il codice numerico indicante lo stato della risposta data dal server (buon fine, errore) ed altri parametri relativi al sistema operativo e all'ambiente informatico dell'utente.

Questi dati vengono utilizzati al solo fine di ricavare informazioni statistiche anonime sull'uso del Sito e per controllarne il corretto funzionamento e vengono cancellati immediatamente dopo l'elaborazione.

2.6 Cookie

I cookies raccolgono informazioni tra le quali rientrano dati che potenzialmente possono consentire di indentificare un soggetto interessato. Per il trattamento dei dati tramite cookie, si prega di prendere visione della relativa policy, disponibile al seguente link.

3. Modalità di raccolta dei dati

I dati sono raccolti direttamente dai soggetti interessati, quando navigano sul Sito, inviano email o comunicazioni a POLTRONESOFÀ, anche attraverso la sezione contatti (“Sezione Contatti”) o chiedono di iscriversi all’area riservata (“Area Riservata”).

4. Finalità e base giuridica del trattamento dei dati; periodo di conservazione

4.1. Per rispondere alle richieste pervenute attraverso i canali di comunicazione pubblicati sul Sito (Sezione Contatti).

La base giuridica di questo trattamento è il legittimo interesse di POLTRONESOFÀ a comunicare con il pubblico ed evadere e rispondere alle richieste di potenziali clienti, fornitori e altri soggetti interessati. Il tempo di conservazione di tali dati è pari al tempo necessario ad evadere la richiesta. Tale periodo di conservazione potrebbe rivelarsi più lungo qualora il soggetto interessato sia oggetto di altro specifico trattamento. La base giuridica di questo trattamento è l’evasione di obblighi precontrattuali.

4.2. Per consentire al Cliente di usufruire dei servizi online conseguenti all’acquisto di un prodotto.

Il Cliente che si registra all’Area Riservata potrà usufruire di alcuni servizi offerti dal Titolare sul sito inerenti al prodotto acquistato nei punti vendita autorizzati POLTRONESOFÀ. In particolare il Cliente potrà effettuare il downloading della garanzia del prodotto acquistato, visualizzare gli acquisiti già effettuati e seguire il ciclo dell’ordine (ad esempio seguire il processo di consegna di ordini in processo di elaborazione, richiedere informazioni e assistenza). Il tempo di conservazione di tali dati è di 10 anni. La base giuridica di questo trattamento è l’evasione di obblighi contrattuali.

4.3. Per consentire all’Utente e/o al Cliente di acquistare i prodotti sul Sito.

L’Utente e/o il Cliente che si registra e/o accede all’Area Riservata potrà acquistare tramite il Sito i prodotti offertiin vendita e concludere con il Titolare, previa accettazione dei termini e delle Condizioni di Vendita, il relativo contratto. In tal caso, il Titolare tratterà i dati per evadere e gestire gli ordini di acquisto, spedire i prodotti acquistati, fornire la necessaria assistenza post-vendita, gestire la procedura di reso dei prodotti acquistati, adempiere a quanto previsto dalla normativa fiscale. Il Cliente, inoltre, potrà usufruire altresì dei servizi online di cui al precedente paragrafo 4.2. Il tempo di conservazione di tali dati è di 10 anni. La base giuridica di questo trattamento è l’evasione di obblighi contrattuali.

4.4. Per consentire all’Utente e/o al Cliente di usufruire dei servizi online conseguenti alle preferenze espresse sul catalogo on line dei prodotti.

L’Utente e/o il Cliente che si registra e/o accede all’Area Riservata potrà creare una lista dei prodotti del catalogo on line con apposito flag. Il tempo di conservazione di tali dati è fino a revoca dell’interessato. La base giuridica di questo trattamento è l’esecuzione del servizio richiesto dall’interessato.

4.5. Per prevenire o controllare condotte illecite o per proteggere e far valere diritti.

Per esempio, POLTRONESOFÀ potrebbe usare i dati dei soggetti interessati per prevenire o perseguire illeciti o violazioni di diritti di proprietà intellettuale/industriale (anche di terze parti) o reati informatici o commessi mediante reti telematiche. La base giuridica di tale trattamento è il legittimo interesse di POLTRONESOFÀ quale titolare del trattamento. Il periodo di conservazione dei dati è pari al tempo ragionevolmente necessario a far valere i diritti di POLTRONESOFÀ dal momento in cui POLTRONESOFÀ venga a conoscenza dell’illecito o della sua potenziale commissione.

In relazione alle finalità sopra indicate, il trattamento dei dati personali avviene mediante strumenti manuali, informatici e telematici con logiche strettamente correlate alle finalità stesse e, comunque, in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati stessi nel rispetto della legge.

4.6. Per finalità di marketing

Con il consenso dell’Utente e/o del Cliente, POLTRONESOFÀ potrà inviare promozioni, comunicazioni commerciali o pubblicitarie sui propri prodotti, servizi e eventi. Tra le attività di marketing potrà essere incluso lo svolgimento di ricerche di mercato e di indagini per la rilevazione della soddisfazione dell’Utente e/o Cliente, o per svolgere analisi statistiche, anche con dati anonimi organizzati in forma aggregata. POLTRONESOFÀ utilizzerà i dati raccolti per raccogliere informazioni relative alle preferenze, abitudini, stili di vita dell’Utente e/o Cliente, nonché il dettaglio degli acquisti effettuati. I dati sono utilizzati per la creazione di profili di gruppo e/o individuali (“profilazione”) che permettono a POLTRONESOFÀ di inviare all’Utente e/o Cliente comunicazioni personalizzate ed in linea con gli interessi degli stessi, o per svolgere ricerche di mercato e analisi statistiche, anche con dati anonimi, organizzati in forma aggregata. Il tempo di conservazione di tali dati è fino a revoca dell’interessato. La base giuridica di questo trattamento è il consenso dell’interessato.

Per inviare le comunicazioni di marketing o le offerte personalizzate, POLTRONESOFÀ potrà utilizzare canali quali email, newsletter, chiamate telefoniche tramite operatore, SMS, MMS, chat, instant messaging, social network e posta tradizionale, compreso l’invio di inviti ad eventi organizzati.

5. I diritti dell’interessato.

L’Utente e il Cliente possono rivolgersi a POLTRONESOFÀ per esercitare i diritti di cui agli artt. 15 e ss. del GDPR e, in particolare, chiedere l’accesso ai propri dati personali, conoscere l’esistenza degli stessi, chiedere la rettifica, la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento, opporsi al trattamento e chiedere la portabilità̀ dei propri dati; l’Utente e il Cliente altresì possono revocare il consenso in qualsiasi momento (ciò non pregiudicherà la liceità̀ del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca).

Quando si esercita il diritto di accesso, l’Utente e il Cliente possono richiedere informazioni su chi tratta i propri dati, per quali finalità e per quanto tempo, con chi sono condivisi i dati e se sono trasferiti verso paesi terzi, e possono altresì chiedere di non essere sottoposti a trattamenti automatizzati come la profilazione.

L’Utente e il Cliente hanno diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali e di chiedere al Titolare, in qualsiasi momento, informazioni circa i responsabili del trattamento e i soggetti autorizzati dal Titolare del trattamento a trattare i dati.

L’Utente e il Cliente possono esercitare i propri diritti rivolgendosi a POLTRONESOFÀ (ai recapiti sopra indicati o inviando una e-mail a [email protected]).

6. Dove sono trattati i dati – Trasferimento dei dati

I dati oggetto di trattamento sono conservati presso POLTRONESOFÀ in Italia.

I dati potranno altresì essere conservati nell’Unione Europea da fornitori di POLTRONESOFÀ a cui i dati sono trasmessi sulla base della sottoscrizione di contratti conformi all’art. 28 GDPR con clausole contrattuali standard in conformità alla decisione della Commissione Europea relativa alle clausole di protezione o in virtù di una decisione di adeguatezza della Commissione Europea sul livello di protezione dei dati (Privacy Shield). La lista aggiornata dei fornitori terzi, operanti quali responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR, è disponibile con una richiesta a [email protected].

7. Condivisione dei dati – destinatari dei dati

Con le divisioni interne e le società del gruppo POLTRONESOFÀ. Concordemente alla policy POLTRONESOFÀ i dati potranno essere comunicati da Poltronesofà S.p.A. da una propria divisione all’altra e alle società del gruppo.

Con soggetti che possono venirne a conoscenza, in qualità di "Responsabili" ai quali il Titolare affida alcune attività di trattamento relative alle finalità illustrate nel precedente paragrafo 4 (es. trasportatori, spedizionieri, consulenti, società che si occupano della spedizione delle comunicazioni, di effettuare operazioni di verifica del gradimento di clienti, dell’effettuazione di sondaggi ecc.

Con soggetti che possono venirne a conoscenza in qualità di titolari autonomi del trattamento ai quali il Titolare comunica i dati al fine di dare esecuzione ad una richiesta dell’interessato. Si tratta della comunicazione dei dati ad aziende che sono state espressamente autorizzate da POLTRONESOFÀ S.p.A. a vendere prodotti di arredamento contraddistinti dal marchio POLTRONESOFÀ (“Affiliati”).

Con i provider di servizi. POLTRONESOFÀ usa servizi di terze parti (cloud, content management system, analisi, hosting, funzionalità di navigazione) che operano quali responsabili del trattamento secondo accordi conformi all’art. 28 GDPR. Quando tali fornitori operano da un paese terzo, lo fanno sulla base di clausole contrattuali standard in conformità alla decisione della Commissione Europea relativa alle clausole di protezione o in virtù di una decisione di adeguatezza della Commissione Europea sul livello di protezione dei dati (Privacy Shield). Questi soggetti entrano in possesso solo dei dati personali necessari per l’espletamento delle loro funzioni e possono utilizzarli solamente al fine di eseguire tali servizi per conto di POLTRONESOFÀ o per adempiere a norme di legge. La lista aggiornata dei fornitori terzi, operanti quali responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR, è disponibile con una richiesta a [email protected].

Con autorità giudiziarie ed organi amministrativi. Laddove permesso o richiesto dalla legge, POLTRONESOFÀ può condividere i dati richiesti dall’autorità giudiziaria, da un organo amministrativo o un ente governativo al fine di proteggere o esercitare i diritti di POLTRONESOFÀ o di terze parti, o per ottemperare ad obblighi di legge.

8. Modifiche alla informativa

La presente informativa potrà essere modificata di tanto in tanto per riflettere modifiche legislative, tecnologiche, modifiche nella raccolta e nell’utilizzo dei dati, iniziative commerciali o per consentirci di aggiungere nuove funzionalità. In caso di modifiche, POLTRONESOFÀ avviserà l’Utente e il Cliente: (i) mediante annuncio pubblicato sulla pagina principale del Sito e/o (ii) adottando qualsiasi altra azione che POLTRONESOFÀ riterrà opportuna. L’Utente e il Cliente sono invitati a consultare il Sito periodicamente per gli aggiornamenti. Le modifiche eventualmente apportate avranno efficacia a partire dal momento della loro pubblicazione, e la navigazione del Sito dopo tale momento varrà come accettazione di tali modifiche.

Ultimo aggiornamento 07 Febbraio 2019