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Note d’information pour le traitement des données personnelles conformément aux articles 13 et 14 du RGPD UE 679/2016 (“RGPD”)

Le RGPD UE 679/2016 a pour but de garantir que le traitement des données personnelles se fasse dans le respect des droits et des libertés fondamentales, ainsi que de la dignité de la partie intéressée tout particulièrement en rapport à la confidentialité et à l’identité personnelle et au droit de la protection des données.

Conformément aux articles 13 et 14 du RGPD, Poltronesofà S.p.A. ("Titulaire" ou "POLTRONESOFÀ") fournit la présente note d’information pour décrire le traitement des données personnelles de l’utilisateur récoltées à travers le site actuellement disponible à l’URL http://www.poltronesofa.com (“Site”), les finalités et les modalités de traitement et les mesures de sécurité adoptées afin de garantir la confidentialité dans le respect du règlement à appliquer.

En général, POLTRONESOFÀ traite les données personnelles suite à la consultation du Site, à l’envoi de demandes par email, à la création d’un compte ("Mon compte") par un utilisateur du Site (“Utilisateur”) ou par un acquéreur d’un produit POLTRONESOFÀ (“Client”).

Dans certaines sections du Site l’Utilisateur pourra saisir les données du Client figurant sur la commande, chargé de remplir en son nom et pour son propre compte le formulaire qui prévoit les champs pour l’octroi des données personnelles. Les données de l’Utilisateur et du Client seront utilisées par le Titulaire dans le seul et unique but de répondre à la demande envoyée pour le compte du Client et/ou de l’Utilisateur.

POLTRONESOFÀ S.p.A., dont le siège légal est situé à Via Lunga n.16, 40053, Valsamoggia, Crespellano (BO), Italie et dont le siège administratif est situé à Via Raffaele Bendandi, 14 - 47122 Villanova di Forlì – FORLI’ (FC), est le titulaire du traitement.

Le Data Protection Officer peut être contacté à l’adresse e-mail [email protected] pour toute information sur le traitement des données.

POLTRONESOFÀ peut collecter les typologies de données suivantes:

2.1 Demandes concernant les services offerts dans la section CONTACTS:

Au moment de remplir les formulaires de contact disponibles sur le site dans la section Contacts, l’Utilisateur et/ou Client devra fournir certaines données personnelles, comme à titre d’exemples nom, prénom, adresse email, éventuellement le magasin de référence, détails de la commande d’achat, de possibles photographies d’immeubles à signaler, l’objet de la demande ou des conseils. Ces données sont nécessaires pour répondre à la demande de l’Utilisateur et/ou du Client, qui, selon le formulaire de contact choisi, peut avoir pour objet:

-informations concernant la livraison, l’entretien et le soin des produits achetés et/ou, en général, informations sur l’achat effectué auprès des points de vente ;

-informations sur les promotions en cours auprès des points de vente ;

-conseils pour améliorer le site ;

-indications d’immeubles commerciaux en location ou en vente.

Les données indiquées par un astérisque sur le formulaire de contact sont obligatoires et leur non consentement ou inexactitude empêche le Titulaire de répondre à la demande. Par contre, le consentement aux données saisies dans les espaces sans astérisque, certes utile pour faciliter les rapports avec le Titulaire, est facultatif et sa non-saisie ne compromet pas la réponse à la demande de l’Utilisateur et/ou du Client.

2.2 Candidature

Au moment de remplir le formulaire disponible en ligne dans la section RECRUTEMENT, l’Utilisateur devra fournir certaines données personnelles, comme à titre d’exemples nom, prénom, adresse email et numéro de téléphone portable. Il est possible que des données personnelles soient acquises successivement par le Titulaire afin d’évaluer le profil professionnel du candidat. Les données indiquées par l’astérisque sur le formulaire de contact sont obligatoires et leur non consentement ou inexactitude empêche le Titulaire de prendre en considération la candidature de l’Utilisateur.

2.3 Mon compte

Au moment de l’enregistrement et/ou de l’accès au compte (“Mon compte”), l’Utilisateur ou le Client devra fournir certaines données personnelles, comme à titre d’exemples nom, prénom, adresse email et numéro de téléphone portable. L’Utilisateur ou le Client pourra en outre créer les codes d’accès pour son propre compte. Les données indiquées par l’astérisque sur le formulaire de contact sont obligatoires et leur absence ou inexactitude empêche le Titulaire de donner suite à la création du compte. Par contre le consentement aux données présentes dans les espaces sans astérisque, certes utile pour faciliter les rapports avec le Titulaire, est facultatif et la non insertion ne compromet pas l’aboutissement du compte.

2.4 Données d’achat

Au cas où l’Utilisateur et/ou le Client, après la création et/ou l’accès à son propre compte, effectuerait un achat sur le Site, le Titulaire traitera des informations ultérieures relatives à l’Utilisateur et/ou au Client et à l’achat effectué, nécessaires pour élaborer et traiter les commandes d’achat. Ces informations comprennent, par exemple : données de payement et de facturation (par exemple le numéro de carte de crédit, le code postale et l’adresse), données de livraison, adresse de livraison, numéro de commande du client, chronologie des achats sur le Site, etc.

2.5 Données de navigation

Les systèmes informatiques et les procédés des logiciels mis en place pour le fonctionnement du Site acquièrent, au cours de leur usage normal, certaines données personnelles dont la transmission est implicite dans l’utilisation des protocoles de communication d’internet.

Il s’agit d’informations qui ne sont pas collectées pour être associées à des sujets identifiés mais qui, vu leur nature, pourraient permettre d’identifier les utilisateurs.

Cette catégorie de données inclut les adresses IP ou les noms des domaines des ordinateurs utilisés par les utilisateurs qui se connectent au Site, les adresses URI (Uniform Resource Identifier) des ressources demandées, l’horaire de la demande, la méthode utilisée pour soumettre la demande au serveur, la dimension du fichier obtenu en réponse, le code numérique indiquant le statut de la réponse donnée par le serveur (avec succès, erreur) ainsi que d’autres paramètres concernant le système opérationnel et l’environnement informatique de l’utilisateur.

Ces données sont utilisées dans le seul but d’obtenir des informations statistiques anonymes sur l’utilisation du Site et pour contrôler leur bon fonctionnement et elles sont effacées immédiatement après l’élaboration.

2.6 Les Cookies

Les cookies collectent les informations parmi lesquelles sont comprises les données qui peuvent potentiellement consentir d’identifier un sujet intéressé. Lire attentivement la politique concernant le traitement des données à travers les cookies en cliquant sur ce lien.

Les données sont collectées directement par les sujets intéressés, lorsqu’ils consultent le Site, envoient des emails ou des communications à POLTRONESOFÀ, également à travers la section des contacts (“Contacts”) ou demandent de créer leur compte (“Mon compte”).

4.1. Répondre aux demandes reçues à travers les réseaux de communication publiés sur le Site (“Contacts”)

La base juridique de ce traitement est l’intérêt légitime de POLTRONESOFÀ de communiquer avec le public et de prendre en charge et répondre aux demandes de clients potentiels, fournisseurs et autres personnes intéressées. Le temps de conservation de ces données correspond au temps nécessaire pour exécuter la demande. Cette période de conservation pourrait s’avérer plus longue dans le cas où le sujet intéressé serait l’objet d’un autre traitement spécifique. La base juridique de ce traitement est de répondre aux obligations contractuelles.

4.2. Permettre au Client de bénéficier des services en ligne dérivant de l’achat d’un produit.

Le Client qui crée son propre compte pourra bénéficier de certains services offerts par le Titulaire sur le site liés au produit acheté dans les points de vente autorisés POLTRONESOFÀ. En particulier le Client pourra télécharger la garantie du produit acheté, visualiser les achats déjà effectués et suivre le cycle du produit (par exemple suivre la livraison des commandes en cours de réalisation, demander des informations et un service après-vente). Le temps de conservation de ces données est de 10 ans. La base juridique de ce traitement est de répondre aux obligations contractuelles.

4.3. Permettre à l’Utilisateur et/ou Client d’acheter les produits sur le Site.

L’Utilisateur et/ou le Client qui crée et/ou accède à son propre compte pourra acheter à travers du Site les produits en vente et conclure avec le Titulaire, après avoir accepté les termes et les Conditions de Vente, le contrat en question. Dans ce cas, le Titulaire traitera les données pour traiter et gérer les commandes d’achat, envoyer les produits achetés, fournir le SAV nécessaire, gérer la procédure de retour des produits achetés, se conformer à la législation fiscale. Le Client, en plus, pourra profiter des services en ligne mentionnés au paragraphe 4.2. Le délai de conservation de telles données est de 10 ans. La base juridique de ce traitement est l’exécution d’obligations contractuelles.

4.3. Permettre à l’Utilisateur et/ou Client de bénéficier des services en ligne dérivant des préférences exprimées sur les catalogues des produits en ligne.

L’Utilisateur et/ou le Client qui crée ou accède à son propre compte pourra créer une liste des produits du catalogue en ligne en cochant sur le drapeau. Le temps de conservation de ces données dure jusqu’à la révocation de l’intéressé. La base juridique de ce traitement est l’exécution du service demandé par l’intéressé.

4.4. Prévenir ou contrôler les comportements illicites ou protéger et faire valoir les droits.

Par exemple, POLTRONESOFÀ pourrait utiliser les données des sujets intéressés afin de prévenir ou poursuivre une infraction ou des violations de droits de propriété intellectuelle/industrielle (également de tiers) ou des infractions informatiques ou commises à travers des réseaux télématiques. La base juridique de ce traitement est l’intérêt légitime de POLTRONESOFÀ en tant que titulaire du traitement. La période de conservation des données correspond au temps raisonnablement nécessaire pour faire valoir les droits de POLTRONESOFÀ à partir du moment où POLTRONESOFÀ apprend l’infraction ou sa potentielle exécution.

Selon les finalités susmentionnées, le traitement des données personnelles se fait à travers des outils manuels, informatiques et télématiques avec des logiques strictement liées aux mêmes finalités et, dans tous les cas, de sorte à garantir la sécurité et la confidentialité de ces mêmes données conformément à la loi.

4.5. Prévenir ou contrôler les comportements illégaux ou protéger et faire respecter les droits.

Par exemple, POLTRONESOFÀ peut utiliser les données des personnes concernées pour prévenir ou poursuivre des actes illicites ou des violations des droits de propriété intellectuelle/industrielle (y compris ceux de tiers) ou des délits informatiques ou commis par le biais de réseaux télématiques. La base juridique de ce traitement est l'intérêt légitime de POLTRONESOFÀ en tant que responsable du traitement. La période de conservation des données est égale au temps raisonnablement nécessaire pour faire valoir les droits de POLTRONESOFÀ à partir du moment où POLTRONESOFÀ a connaissance de l'infraction ou de sa commission potentielle.

En relation avec les finalités susmentionnées, les données personnelles sont traitées au moyen d'outils manuels, informatiques et télématiques avec une logique strictement liée à ces finalités et, dans tous les cas, de manière à garantir la sécurité et la confidentialité des données dans le respect de la loi.

4.6. Fins marketing

Avec le consentement de l'Utilisateur et/ou du Client, POLTRONESOFÀ peut envoyer des promotions, des communications commerciales ou de la publicité sur ses produits, ses services et ses événements. Les activités de marketing peuvent inclure la réalisation d'études de marché et des enquêtes pour faire un relevé de la satisfaction de l'Utilisateur et/ou du Client, ou pour effectuer des analyses statistiques, même avec des données anonymes organisées sous forme agrégée. POLTRONESOFÀ utilisera les données collectées pour recueillir des informations relatives aux préférences, aux habitudes, aux styles de vie de l'Utilisateur et/ou du Client, ainsi qu'aux détails des achats effectués. Les données sont utilisées pour créer des profils collectifs et/ou individuels ("profilage") qui permettent à POLTRONESOFÀ d'envoyer à l'Utilisateur et/ou au Client des communications personnalisées en fonction de leurs intérêts, ou pour réaliser des études de marché et des analyses statistiques, y compris avec des données anonymes, organisées sous forme agrégée. Ces données sont conservées jusqu'à ce qu'elles soient révoquées par la personne concernée. La base juridique de ce traitement est le consentement de la personne concernée.

Pour envoyer des communications marketing ou des offres personnalisées, POLTRONESOFÀ peut utiliser différents canaux, et pourra vous contacter par e-mails, par lettres d'information, par appels téléphoniques des opérateurs, par SMS, par MMS, par chat, par messagerie instantanée, par réseaux sociaux et par courrier traditionnel, y compris à travers l'envoi d'invitations à des événements organisés.

L’Utilisateur et le Client peuvent s’adresser à POLTRONESOFÀ pour exercer les droits conformément aux articles 15 et suivants du RGPD et, en particulier, demander l’accès aux propres données personnelles, être au courant de leur existence, demander leur rectification, élimination ou limitation du traitement, s’opposer au traitement et demander la portabilité des propres données; l’Utilisateur et le Client peuvent également révoquer le consentement à tout moment (cela ne compromettra pas la régularité du traitement basée sur le consentement donné avant la révocation).

En exerçant le droit d’accès, l’Utilisateur et le Client peuvent demander des informations  sur qui traite leur propres données, pour quelles finalités et pendant combien de temps, avec qui sont-elles partagées et si elles sont transmises à des pays tiers, et peuvent également demander à ne pas être soumis à des traitements automatisés tels que le profiling.

L’Utilisateur et le Client ont le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente pour la Protection des Données Personnelles et de demander au Titulaire, à tout moment, des informations concernant les responsables du traitement et les sujets autorisés par le Titulaire du traitement au traitement des données.

L’Utilisateur et le Client peuvent exercer leurs propres droits en s’adressant à POLTRONESOFÀ (aux adresses susmentionnées ou par e-mail à l’adresse [email protected]).

Les données objet de traitement sont conservées auprès de POLTRONESOFÀ en Italie.

Les données pourront également être conservées auprès de l’Union Européenne par des fournisseurs de POLTRONESOFÀ à qui les données sont transmises sur la base de la souscription de contrats conformes à l’article 28 RGPD avec des clauses contractuelles standard conformément à la décision de la Commission Européenne concernant les clauses de protection ou au moyen d’une décision d’adéquation de la Commission Européenne sur le niveau de protection des données, le Bouclier de Protection des Données (Privacy Shield). La liste mise à jour des fournisseurs tiers, agissant en tant que responsables du traitement conformément à l’article 28 RGPD, est disponible en envoyant un email à [email protected]

Avec les divisions internes et les sociétés du groupe POLTRONESOFÀ. En accord à la politique POLTRONESOFÀ les données peuvent être communiquées par Poltronesofà S.p.A. d’une division à l’autre et aux sociétés du groupe.

Avec des sujets qui peuvent être informés, en qualité de "Responsables" auxquels le Titulaire remet certaines activités de traitement concernant les finalités indiquées au paragraphe précédent 4 (ex. transporteurs, transitaires, consultants, sociétés qui s’occupent de l’envoi des communications, d’effectuer des opérations de vérification de la satisfaction des clients, de la réalisation de sondages etc.).

Avec des sujets qui peuvent être informés en qualité de titulaires autonomes du traitement auxquels le Titulaire communique les données afin de donner suite à une demande de la part de l’intéressé. Il s’agit de la communication des données à des entreprises expressément autorisées par POLTRONESOFÀ S.p.A. pour la vente de produits d’ameublement de la marque POLTRONESOFÀ (“Franchisés”).

Avec les fournisseurs de services. POLTRONESOFÀ utilise des services de tierces parties (cloud, content management system, analyses, hébergeur web, fonctionnalité de navigation) qui opèrent en tant que responsables du traitement selon les accords conformes à l’article 28 RGPD. Lorsque ces fournisseurs opèrent à partir d’un pays tiers, ils le font sur la base de clauses contractuelles standard conformément à la décision de la Commission Européenne concernant les clauses de protection ou au moyen d’une décision d’adéquation de la Commission Européenne sur le niveau de protection des données, le Bouclier de Protection des Données (Privacy Shield). Ces sujets voient uniquement les données personnelles nécessaires pour l’accomplissement de leurs fonctions et peuvent les utiliser uniquement afin d’exécuter de tels services pour POLTRONESOFÀ ou pour répondre aux normes de loi. La liste mise à jour des fournisseurs tiers, opérant en tant que responsables du traitement conformément à l’article 28 RGPD, est disponible et peut être demandée à [email protected].

Avec des autorités judiciaires et des structures administratives. Au moment où la loi le permet ou le demande, POLTRONESOFÀ peut partager les données demandées par l’autorité judiciaire, par une structure administrative ou un organisme gouvernemental afin de protéger ou exercer les droits de POLTRONESOFÀ ou ceux de tierces parties, ou pour se conformer aux obligations de loi.

La présente note d’information pourra être modifiée de temps en temps pour indiquer les modifications législatives, technologiques, modifications dans la collecte et utilisation des données, opérations commerciales ou pour permettre d’ajouter de nouvelles fonctionnalités. En cas de modification, POLTRONESOFÀ préviendra l’Utilisateur et le Client: (i) par une annonce publiée sur la page principale du Site et/ou (ii) par tout autre action que POLTRONESOFÀ estimera appropriée. L’Utilisateur et le Client sont priés de consulter le Site régulièrement pour les mises à jour. Les modifications éventuellement apportées seront valables dès leur publication, et la navigation sur le Site après leur publication vaudra acceptation de telles modifications.

Dernière mise à jour 7 fevrier 2019